Quando falamos em compliance em locadoras de veículos estamos nos referindo à conformidade da gestão com o cumprimento de leis, regulamentos e normas. Isso no que diz respeito à legislação sob a qual o segmento está, mas também com os regulamentos internos e com as boas práticas de mercado.
Neste artigo, além de entender em profundidade o conceito de compliance, você vai ver quais são as práticas mais recomendadas.
Acompanhe!
Compliance em locadoras de veículos: o conceito
Se olharmos para a palavra, ipsis litteris, vamos entender compliance como “cumprir as leis e os regulamentos”.
Mas esse conceito vai além; abrange todas as políticas, regras, controles internos e externos com os quais uma organização deve estar alinhada. Significa que tanto a empresa quanto o seu pessoal, incluindo fornecedores e parceiros de negócios, precisam se comportar de acordo com as regras dos órgãos reguladores e do mercado, e também com suas próprias normativas gerenciais e estratégicas.
É o compliance que garante que o negócio cumprirá os regulamentos ambientais, trabalhistas, financeiros, de segurança do trabalho, operacionais, fiscais, de contabilidade etc.
Em suma, compliance em locadoras de veículos é uma estratégia de desenvolvimento de negócio; ela leva em consideração as mudanças estruturais, se necessárias, visando o sucesso em curto, médio e longo prazo.
Compliance em locadoras de veículos: 5 práticas recomendadas
Para entendermos ainda mais a importância do compliance em locadoras de veículos, vamos agora a uma lista de boas práticas recomendadas para o setor — com as quais os empreendimentos do setor devem estar em conformidade. Confira, a seguir!
1. Alinhamento com os marcos regulatórios do setor
A conformidade legal é uma obrigação. Toda vez que sua locadora celebrar contratos formais com clientes, as cláusulas desses contratos também se tornarão requisitos legais.
Sem aderir à letra da lei, o empreendimento enfrenta litígios dispendiosos e um potencial de danos incalculáveis (financeiros, de reputação etc.). O gerenciamento eficaz da conformidade protege a empresa desses riscos.
Em síntese, aqui estão alguns marcos regulatórios que precisam ser considerados por uma locadora de veículos:
- legislação nacional de regulação do setor;
- alvarás municipais;
- licenças de funcionamento;
- licenciamento de frota etc.
2. Planejamento estratégico
Assim como em todos os outros segmentos, o planejamento estratégico também compõem o compliance em locadoras de veículo. Ele é o processo de documentar e estabelecer uma direção para a empresa, avaliando onde ela está e para onde está indo.
O plano estratégico o registro da missão, visão e valores, bem como das metas de longo prazo e dos planos de ação usados para alcançá-las. Se bem escrito, pode desempenhar um papel central no crescimento e no sucesso, pois indica aos gestores e seus liderados a melhor forma de responder a oportunidades e desafios — em alinhamento com a legislação e as normativas internas e externas.
3. Mapeamento e monitoramento de riscos
Outro processo muito importante em uma estratégia de compliance é o mapeamento e monitoramento de riscos (gerenciamento de riscos). Ele é o exercício de avaliar os riscos de negócios envolvidos, nas operações, nos sistemas e nos processos de negócios.
Ao mapear e monitorar seus riscos, os gestores identificam, priorizam e tratam conscientemente as vulnerabilidades para evitar ou minimizar que eles de fato aconteçam. Por exemplo, mapeando e monitorando riscos de incidentes, as locadoras de veículos evitam pagar multas aos órgãos reguladores.
4. Segurança da informação
Com os processos de negócios cada vez mais permeados pela tecnologia, a segurança da informação é também um dos braços importantes do compliance. Ela refere-se aos processos e ferramentas projetados e implantados para proteger informações comerciais confidenciais contra modificação, interrupção, destruição e inspeção.
Nas locadoras de veículos, assim como em empresas de outros segmentos, a segurança da informação é uma estratégia normalmente colocada em prática para proteger a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados.
5. Controle financeiro, fiscal e contábil
Por fim, do ponto de vista administrativo, três frentes são fundamentais em uma estratégia de compliance em locadoras de veículos: financeira, fiscal e contábil.
Ao tratar esses três aspectos de maneira integrada, a locadora garante que tem sob controle toda sua movimentação financeira (entradas, saídas, investimentos, margens de lucro etc.), a conformidade fiscal (impostos, obrigações fiscais, SPED, prestação de contas etc.) e controle contábil (dados que demonstram o desempenho do negócio; estatísticas, resultados etc.).
Como você viu, é muito importante traçar uma estratégia de compliance em locadoras de veículos. Ao ter os processos sob controle e garantir conformidade com a legislação e os marcos regulatórios, bem como com as normativas internas de gestão, o caminho para o sucesso é melhor pavimentado.
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