Um contrato de locação de equipamentos é um acordo no qual o locador, que é o proprietário do equipamento, permite que o locatário use o equipamento por um período especificado em troca de pagamentos periódicos.
Uma vez que o arrendador e o arrendatário concordem com os termos, o arrendatário passa a ter o direito de usar o equipamento e, em troca, faz pagamentos periódicos durante a duração do contrato.
No entanto, o locador mantém a propriedade do equipamento e tem o direito de cancelar o contrato de locação do equipamentos se o locatário violar os termos do contrato ou se envolver em uma atividade ilegal de uso do equipamento.
Normalmente, os arrendamentos de equipamentos são agrupados nas duas categorias a seguir:
Este tipo de contrato de locação geralmente é de longo prazo, não pode ser cancelado e é usado para arrendar equipamentos que a empresa deseja usar no longo prazo ou comprar no final do período de arrendamento.
O locatário é responsável pela manutenção do bem e pelo pagamento de eventuais seguros e impostos associados ao equipamento. Além disso, os ativos e passivos do equipamento são registrados no balanço do locatário durante o período da locação.
Normalmente, as empresas preferem esse tipo de contrato de locação quando precisam de equipamentos caros que podem não ter fundos para comprar imediatamente.
O contrato de locação operacional é geralmente de curto prazo e cancelável antes do vencimento do período de arrendamento. É comum para as empresas que querem utilizar o equipamento por um curto período ou substituí-lo no final do contrato de locação.
O locador mantém a propriedade do equipamento e assume o risco de obsolescência. Ele pode cancelar o contrato, com aviso prévio, a qualquer momento antes do término do período de locação, mas geralmente com uma multa.
→ Além dos dois tipos de locações mencionados acima, existem outros que combinam as características de capital e operacionais para atender às necessidades de ambas as partes. Por exemplo, o locador pode optar por um contrato híbrido para obter vantagens fiscais e financeiras. Em alguns casos, o arrendatário financia o custo do arrendamento emitindo dívida e patrimônio líquido contra os pagamentos do arrendamento do equipamento.
Geralmente, um contrato de aluguel de equipamentos inclui certos termos que formam a base do contrato. Alguns desses termos podem incluir:
A duração do aluguel dependerá das necessidades da empresa e do custo do equipamento.
Para uma pequena empresa cujas necessidades de equipamento podem mudar rapidamente, um contrato de curta duração é uma opção favorável. Para equipamento de capital caro, uma duração de arrendamento mais extensa é mais conveniente e, a longo prazo, mais barata.
O contrato de locação de equipamentos inclui termos como cronogramas de pagamentos. Por exemplo, determinando em quais datas devem ser pagos os valores mensais, trimestrais ou semestrais.
Uma empresa considera seus fluxos de caixa projetados para decidir se pode atender aos pagamentos periódicos de juros e principal. Os pagamentos são parcelados por vários meses até o final do período de locação ou quando o locatário toma posse do equipamento se houver um acordo existente com o locador.
Alguns equipamentos são caros e o locatário precisa entender o valor de mercado do equipamento antes de firmar o contrato. Saber o valor de mercado ajuda o locatário a avaliar os custos do seguro para se proteger contra perda ou dano do equipamento.
Dependendo do tipo de contrato de locação, o arrendatário pode ser obrigado a pagar certos custos, como impostos, sobre o equipamento.
Neste caso, ao conhecer a responsabilidade tributária nos diferentes tipos de locação o ajudará a evitar as armadilhas de despesas imprevistas.
O contrato de locação de equipamentos deve incluir diretrizes para o cancelamento do acordo. Uma empresa pode decidir cancelar o contrato no meio do caminho, seja porque encontrou uma alternativa ou porque o equipamento está com defeito ou desatualizado.
Algumas empresas de leasing podem cobrar penalidades punitivas se as taxas reais das penalidades não forem divulgadas no estágio inicial. Equipamentos baseados em tecnologia tornam-se obsoletos rapidamente, e a empresa pode querer encontrar alternativas rapidamente para vencer a concorrência.
As opções de renovação do locatário fornecem diretrizes sobre o processo de renovação no vencimento do período de locação. O locatário pode desejar pagamentos periódicos reduzidos ou uma oportunidade de adquirir o equipamento ao término do período de locação.
Ao contar com um software de gestão para locadoras de máquinas e equipamentos, os líderes de empresas de locação conseguem melhorar seu gerenciamento de contratos.
Isso porque eles podem centralizar todas as informações relativas aos acordos firmados com seus clientes em um único ambiente. Além disso, automatizam esses controles, evitando erros e retrabalhos.
Questões relacionadas à manutenção dos ativos que estão em posse dos clientes, por exemplo, podem ser administradas sem equívocos, pois o sistema alerta e registra tudo em detalhes.
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