Historial de mantenimientos: ¿por qué es importante en alquiladoras?

El control del historial de mantenimientos es una actividad importante dentro de la gestión de empresas de alquiler. Ya sea que trabajen con vehículos, máquinas, equipos u otros activos.

Esto se debe a que los registros de mantenimiento son fundamentales para la mejora continua de este proceso, sirviendo como fuente analítica. En detalle, también pueden revelar problemas y eficiencias que, cuando se evalúan de manera descontextualizada, pueden pasar desapercibidos. 

En este artículo, te ayudaremos a reflexionar sobre este tema. Al final, verás por qué seguir el historial de mantenimientos de los activos puede generar insights para aumentar la competitividad en tu alquiladora. 

¡Veamos!

La gestión de mantenimiento y sus beneficios en las empresas de alquiler

La gestión de mantenimiento es un conjunto de prácticas y procesos que involucran supervisión, monitoreo y adecuación técnica regular de un activo. En el contexto de las alquiladoras, juega un papel crucial en garantizar la disponibilidad y el rendimiento de los activos.

Una gestión eficaz del mantenimiento ofrece varios beneficios. ¡Mira, en los siguientes puntos, tres de los más significativos!

Previsión de fallos inesperados en los activos 

Al implementar un plan de mantenimiento preventivo, la alquiladora puede realizar inspecciones regulares, mantenimientos proactivos y reemplazo de componentes desgastados antes de que ocurran fallos significativos.

Esto reduce significativamente el riesgo de paradas no planificadas, minimizando los retrasos en los proyectos de los clientes y mejorando la satisfacción del cliente.

Maximización de la vida útil de los activos 

Además, la gestión del mantenimiento contribuye a maximizar la vida útil de los activos.

Cuando las máquinas, por ejemplo, se mantienen adecuadamente, tienden a depreciarse más lentamente, lo que significa que la alquiladora puede extender el tiempo de alquiler y obtener un mejor retorno sobre su inversión.

Reducción de costos y aumento de la rentabilidad 

Por último, una buena gestión del mantenimiento también reduce los costos de reparación, ya que los problemas pueden ser identificados y corregidos en etapas iniciales, evitando daños mayores y más costosos.

Consecuentemente, la rentabilidad de la alquiladora se potencia, ya que no necesita gastar grandes presupuestos en reparaciones y reemplazos de piezas y componentes.

→ Lee también: 5 errores que deben evitarse en la gestión de tributos en empresas de alquiler.

La importancia de guardar el historial de mantenimientos

En cuanto a seguir el historial de mantenimiento de activos, hay un gran número de empresas de alquiler que no lo hacen. 

Los gerentes de estas empresas ignoran que — o no ven valor en — tener una visión completa del rendimiento de sus activos a lo largo del tiempo. 

Sin embargo, al guardar registros detallados de cada intervención de mantenimiento realizada, se puede acceder a información valiosa para la toma de decisiones estratégicas. 

Perspectivas para estrategias contextualizadas 

El historial de mantenimientos ofrece perspectivas sobre la frecuencia y el tipo de mantenimiento realizado. Esto permite identificar patrones, como activos que requieren reparaciones y/o revisiones técnicas más frecuentes — o que son más propensos a ciertos tipos de fallos. 

Con base en esta información, la empresa de alquiler puede ajustar su plan de mantenimiento y adoptar medidas preventivas específicas para minimizar la recurrencia de problemas. 

Rastreo del costo total de propiedad 

Además, el historial de mantenimientos permite rastrear el costo total de propiedad de los activos a lo largo del tiempo. 

Al registrar los gastos en revisión, reparaciones y reemplazos de componentes, la junta ejecutiva de la empresa de alquiler tiene una visión clara de los costos asociados. 

De esta manera, puede tomar decisiones sobre la renovación del inventario, el reemplazo de activos obsoletos o la implementación de programas de mantenimiento más eficientes. 

Cumplimiento legal y/o regulatorio 

Otro aspecto importante: en algunos sectores, como la construcción y la industria pesada, la ley exige que las empresas mantengan registros detallados de mantenimiento. 

Estos registros pueden ser solicitados por agencias reguladoras o utilizados como prueba en casos de litigios o reclamaciones de seguridad. 

Por lo tanto, tener un historial de mantenimientos completo y organizado asegura que la empresa de alquiler cumpla con las regulaciones aplicables. Lo que, junto con otros diferenciadores, la coloca en un alto nivel de competitividad en el mercado. 

La tecnología para el aprovechamiento estratégico del historial de mantenimientos

Para seguir eficazmente el historial de mantenimiento de los activos, es esencial utilizar la tecnología adecuada. 

Tanto para registrar todas las actividades de mantenimiento, desde inspecciones y reparaciones hasta reemplazos de componentes, como para transformar esos registros en insumos de análisis. 

Al igual que otros frentes administrativos, la automatización del control del historial de mantenimientos proporciona un seguimiento más preciso, eliminando la dependencia de procesos manuales y reduciendo errores. 

Con la solución tecnológica adecuada, la generación de informes de fácil interpretación permite realizar análisis profundos para identificar tendencias, patrones y áreas de mejora. Así, se detectan a tiempo posibles cuellos de botella, se reducen costos y se garantiza la sostenibilidad del negocio a medio y largo plazo.

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En resumen

El seguimiento del historial de mantenimientos de activos juega un papel fundamental en las empresas de alquiler. 

A través de estos registros, pueden garantizar la confiabilidad, disponibilidad y rendimiento de sus activos, maximizando su vida útil y reduciendo los costos operativos. 

Además, los registros de mantenimiento permiten un análisis detallado del rendimiento de los activos a lo largo del tiempo, identificando patrones, realizando análisis de costos y cumpliendo con obligaciones legales y regulatorias. 

Sin embargo, para obtener los beneficios completos del seguimiento del historial de mantenimientos, las empresas de alquiler deben invertir en tecnología. 

De esta manera, tendrán una organización eficiente de los datos, acceso rápido a la información relevante y podrán realizar análisis regularmente para obtener perspectivas accionables. 

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