Los flujos de trabajo bien organizados crean una base sobre la cual las actividades comerciales pueden llevarse a cabo de manera más eficiente. Permiten visualizar, operar, administrar, analizar y mejorar el negocio, ya que existe una secuencia lógica a seguir.
Actualmente, con la tecnología disponible, ninguna empresa puede evitar automatizar sus flujos operativos. Tanto porque tienen las herramientas como por la presión de la competencia, cada vez más sofisticada y competitiva.
Con eso en mente, en este artículo presentamos los beneficios más obvios de la cultura del flujo de trabajo automatizado. ¡Sigue leyendo para entender!
La información es uno de los activos más importantes en los negocios. Y ya no se puede gestionar de forma manual, con demasiado papeleo o fuera de contexto en sistemas que no se comunican entre sí.
Con un sistema que automatiza Workflow, se generan copias digitales de archivos, se automatiza el enrutamiento de tareas y se generan alertas para quienes deben actuar. En definitiva, la digitalización pasa a ser de extremo a extremo, mejorando la productividad y evitando errores humanos.
Al automatizar los flujos de trabajo, los registros de todo lo necesario para la operación también se vuelven más organizados.
Esto ayuda de manera confiable a llevar registros de las actividades y sus resultados, lo que permite análisis profundos del pasado e incluso previsibilidad del futuro de la empresa.
Tanta actividad en una organización se duplica (o, peor aún, se desperdicia). Con un software de flujo de trabajo (workflow), es posible identificar con anticipación los puntos críticos de las actividades, lo que permite definir las acciones, los participantes y los resultados específicos que deben ocurrir.
Todo esto reduce la duplicidad de esfuerzos, permitiendo que cada eslabón del negocio sepa exactamente lo que tiene que hacer en cada momento.
Las actividades comerciales están impulsadas por fechas límite.
Las soluciones workflow efectivas brindan activadores que mantienen los procesos en movimiento a lo largo de una línea de tiempo, lo que permite a los participantes ver con precisión cuándo y dónde se necesita la entrada.
Los procesos de negocios están hechos para entregar resultados. Esto significa que los líderes deben saber lo que sucede dentro de la operación en todo momento.
La automatización de los flujos de trabajo es importante porque proporciona información periódica sobre lo que sucede en los procesos, las personas involucradas y una idea de la eficacia con la que la organización cumple con sus plazos, entre otros frentes.
Con esto al alcance de la mano, se potencia el poder analítico de los líderes. Esto le facilita la toma de decisiones inteligentes y oportunas.
Ya sea a través de más puntos de acceso, canales de comunicación (redes sociales) o plataforma, un sólido sistema de flujo de trabajo ofrece a todos los involucrados en la operación la posibilidad real de intercambiar ideas y colaborar.
Y eso, todos lo sabemos, potencia la innovación: encontrar nuevas soluciones a viejos problemas; así como la creación de nuevos frentes de negocios.
Todo lo mencionado hasta ahora mejora la competitividad del negocio. Esto se debe a que los flujos de trabajo están bien definidos, se ahorra tiempo y esfuerzo, las personas trabajan de manera más colaborativa, etc.
Al final del día, una empresa bien organizada, productiva y eficiente puede destacarse de la competencia y seguir avanzando.