4 dimensões delicadas da gestão de locadoras de máquinas e equipamentos

O segmento das empresas locadoras de equipamentos e máquinas não para de crescer no Brasil e no mundo. De acordo com um estudo global da Technavio, firma americana de pesquisas de mercado, ele deverá movimentar US $ 49,57 bilhões até 2021.

Contudo, existem diversos desafios para os gestores desse setor. Especialmente ligados à gestão. Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Continue lendo para ver que obstáculos são esses e como o emprego da tecnologia pode ajudar a superá-los!

4 cuidados que devem ser tomados na gestão de empresas locadoras

1. Disponibilidade

Controlar a disponibilidade dos equipamentos da locadora é fundamental, uma vez que há toda uma logística de armazenamento e distribuição para atendimento das demandas dos clientes.

É preciso que a equipe saiba exatamente os itens disponíveis, quais estão locados, em que datas estarão disponíveis, quais estão reservados. Também é importante fazer uma boa gestão de reservas, para evitar prometer ao cliente e não conseguir cumprir, por exemplo.

Fazendo um bom controle, é possível maximizar os resultados. Do contrário, é possível incorrer em erros e retrabalhos que dificultam a produtividade e geram insatisfações aos clientes — o que impacta negativamente na lucratividade.

2. Contratos

A gestão de contratos também é uma das dimensões delicadas na administração de empresas locadoras. Ela tende a ficar bastante complexa conforme aumenta a quantidade de clientes e também devido às especificações e à complexidade dos equipamentos com os quais as organizações trabalham.

É fundamental que os contratos sejam bem administrado, desde a sua elaboração até o armazenamento (físico e/ou digital), passando pelos aspectos jurídicos e burocráticos que envolvem essa atividade. Afinal são os contratos  que garantem, que as condições comerciais serão faturadas corretamente.

E é sempre bom lembrar que a vigência dos contratos impõem responsabilidades das duas ou mais partes envolvidas. Ou seja, os clientes e a empresa locadora têm deveres e direitos que precisam ser garantidos dentro dos acordos estabelecidos.

3. Faturamento

Tudo o que envolve a gestão de faturamento requer cuidados. Isso em qualquer segmento do mercado. No segmento das locadoras, cada vez mais, os gestores estão entendendo que uma gestão de faturamento bem organizada impacta nos resultados obtidos.

Sem uma boa gestão de faturamento, os retornos sobre os investimentos podem ficar aquém do planejado, além de ser difícil de mensurar os resultados. É fundamental usar ferramentas que dêem aos gestores uma visão global dessa área, para que possam planejar e executar planos de ação e analisar dados para tomar decisões inteligentes.

4. Manutenção

Por fim, uma dimensão bastante delicada da gestão de empresas locadoras diz respeito ao controle de manutenção dos equipamentos.

Lembrando que em uma locadora seus ativos precisam ser protegidos com manutenções preventivas e bem programadas. Em alguns casos, onde os equipamentos têm valor de aquisição muito expressivo, o controle de centro de resultado por equipamento, se faz muito necessário e os custos de manutenção terão grande impacto no resultado final.

Use um ERP para a gestão de empresas locadoras

A boa notícia é que controlar essas dimensões delicadas da gestão de empresas locadoras está mais fácil do que nunca. Já existem no mercado soluções integradas de gestão (ERPs) específicas para esse segmento.

Ao contar com o LOC1, uma solução desenvolvida na plataforma SAP Business One, por exemplo, é possível controlar, de maneira integrada cada um dos aspectos citados aqui. Com esse sistema, você consegue obter os seguintes recursos:

Disponibilidade:

• painel para registro e controle de itens disponíveis, locados, em manutenção e reservados;
• timeline;
• fácil acesso aos documentos que sustentam os status (OS de manutenção, contratos e chamados de serviços)

Contratos:

• cadastro de parcelas de faturamento de um contrato;
• cobrança mensal de item e/ou serviço;
• geração de nota de entrega (Simples Remessa);
• cobrança Global e Inserção de uma ou mais franquias por item;
• cálculo proporcional na entrada e saída do item;
• opção de desconto de franquia não utilizada;
• meses faturáveis;
• cobrança de excedente de franquia em fatura separada;
• prorrogação de contrato;
• renovação de contrato.

Faturamento:

• painel de faturamento;
• análise de Lucratividade por item, contrato, cliente e segmento;
• leitura de itens por importação de planilha (Billing);
• leitura de item por importação de e-mails;
• leitura de itens via integração por webservice;
• layout de fatura personalizado;

Manutenção:

• geração de programa de manutenção preventiva e corretiva do item;
• checklist de itens/serviços para cada manutenção programada;
• painel de Manutenções com alertas de próximas ou pendentes;
• inserção automática de movimentações de estoque na manutenção;
• mobilização e desmobilização.

Em suma, um bom ERP especializado em empresas locadoras oferece inúmeras vantagens. Imagine sua locadora tendo controle desde a venda, configurando uma contrato fiel a todas as tratativas comerciais e não deixando de faturar nada por desorganização. Some a isso a real contabilização dos insumos gastos na manutenção, bem como o gerenciamento de todos os chamados técnicos.

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Que tal, sua empresa está preparada para melhorar a gestão nesses quatro pontos levantados aqui? Solicite agora uma apresentação do Loc1 e conheça o melhor ERP brasileiro para empresas locadoras!