O que diferencia uma empresa locadora que gera lucro de forma constante e crescente daquelas que não conseguem se tornar sustentáveis? A verdade é que não existe uma resposta simples para essa pergunta.
Para analisar as possibilidades devemos levar em conta que os gestores precisam se atentar a alguns pontos chaves para evitar prejuízos e perda de investimentos.
Vamos abordar neste post os 6 principais passos para transformar a gestão da sua empresa locadora, isto é, as abrangências de gerenciamento de equipamentos, controle de contratos por cliente, automação de faturamento; manutenção de ativos; Assistência Técnica e gestão de resultados:
Passo 1: Controle de Disponibilidade
A manutenção viabiliza a gestão e a respectiva disponibilidade de um ativo/equipamento da empresa. Mas como vamos gerir e acompanhar essa disponibilidade? E além de localizar a posição e o status real do equipamento, pudéssemos evitar problemas e conflitos internos gerenciando reservas?
A solução LOC1 oferece ferramentas de ações de tarefas e atividades, para organizar e fomentar o controle da disponibilidade dos equipamentos da empresa, ajudando a garantir que as falhas que ocasionam a ociosidade, impactos e conflitos internos ou externos de uso do equipamento, sejam minimizadas ou até eliminadas deixando assim de influenciar negativamente os resultados e indicadores almejados pela gestão.
Vale lembrar que a indisponibilidade também pode refletir diretamente nas receitas da empresa, visto que as atividades podem ser reduzidas consideravelmente se não há equipamentos disponíveis para realizar a operação. Sendo assim, fazer uma boa gestão de disponibilidade é uma boa maneira de cortar gastos na sua empresa.
Passo 2: Gestão de Contratos de serviços por cliente
Este passo é o chave para a estratégia de controle quantitativo de receita e consequentemente faturamento. Gestão de Contratos é tanto uma necessidade quanto habilidade cada vez mais frequentemente e requerida para os mais diversos segmentos de serviços do mercado e existem uma infinidade de tipos e modelos de contratos com vários aspectos importantes para a atenção e atuação das empresas.
Contudo, podemos relacionar e destacar alguns pontos a serem observados por toda empresa, são eles:
- Cadastro detalhado das partes Contratante e Contratado.
- Cadastro detalhado do item/serviço contratado.
- Cadastro de parcelas de faturamento de um contrato.
- Cobrança mensal de item e/ou serviço.
- Geração de nota de entrega (Simples Remessa).
- Cobrança Global e Inserção de uma ou mais franquias por item.
- Cálculo proporcional na entrada e saída do item.
- Meses faturáveis e não faturáveis.
- Cobrança de excedente de franquia em fatura separada.
- Prorrogação de Contrato
Renovação de Contrato.
- Gestão de Data início e final.
- Gestão de manutenção e suporte por contrato.
- Regras específicas de faturamento por contrato.
- Gestão de documentos anexos.
Quanto maior o número de contratos, mais complexa essa gestão. Quanto mais eficaz é a gestão de contratos, menor o risco de prejuízos de ordem financeira e de operação.
Passo 3: Automação de Faturamento
Atualmente muitas empresas sentem dificuldades em lidar com seus setores faturamento e financeiro, devido ao excesso de trabalho manual que acarreta no gasto excessivo de tempo, falta de padronização, necessidade de mão de obra adicional, entre outros obstáculos e não atacar o coração do processo que fomenta e agiliza o repasse das receitas nas empresas, seria distanciar do que de fato alimenta a empresa.
A partir dessa realidade, podemos notar que esses problemas muitas vezes impedem que a empresa progrida em outras áreas, pois a administração acaba perdendo muito tempo com a solução de problemas e execução de trabalhos manuais e com isso, deixam de focar em estratégias importantes para o progresso da companhia.
Com rápida emissão de boletos, notas fiscais e cobranças automatizadas, é possível economizar tempo de trabalho diariamente e focar em outras estratégias do negócio.
Pensando na Automação de Faturamento, o LOC1 possibilita a captação de dados para o faturamento através de leitura de consumo via importação de dados e gerando assim os pedidos de venda e ordens de serviço.
Viabilizando assim a emissão de faturas e notas fiscais, o que garante eficiência no processo de faturamento da empresa.
Passo 4: Manutenção de Ativos
Imagina qual seria a receita não operacional e respectivo valor agregado, no adequado controle e manutenção do ativo (veículos, máquinas e equipamentos) da sua empresa? Muita das vezes não conseguimos dimensionar o quanto “perdemos” de recursos financeiros a partir de demandas de manutenções sem o adequado planejamento dos ativos da empresa.
O LOC1 viabiliza a administração e gestão adequada e completa dos ativos de uma empresa. A qual perpassa pela gestão de materiais, consistindo o controle das reais demandas de manutenção preventiva e corretiva.
Organizando e listando todos os insumos necessários para a sua execução da manutenção. E gerando ações logísticas de compras para itens que serão necessários para essa atividade, avaliando estoque e disponibilidade de mão de obra (quando utilizamos estruturas de ordens de trabalho).
Em outras palavras podemos afirmar que um planejamento de manutenções organizadas preventivamente, estabelecendo cronogramas, também ajuda a aumentar a disponibilidade dos ativos e equipamentos da empresa, eliminando falhas que poderiam virar um grande defeito aumentando, assim, ainda mais o tempo de ociosidade que o equipamento necessitaria para os reparos.
Além desses controles e levantamentos o LOC1 permite gerir Chamados de Serviços, Internos e Externos para realização das referidas manutenções. E esses chamados poderão ser geridos por direcionador/criador, executor/responsável pelo atendimento, agendamento devido e respectivo controle de SLA.
Passo 5: Chamados de serviço em campo – Assistência Técnica
A correta gestão de chamados (atendimento técnico) economiza tempo e permite a integração entre as áreas de uma empresa, o que gera uma comunicação eficaz. Isso faz com que uma série de questões sejam trabalhadas ao mesmo tempo dentro de uma empresa. A gestão de chamados permite:
- Melhor aproveitamento do tempo;
- Ganhar velocidade na resolução de problemas;
- Melhor e maior qualidade no atendimento aos clientes;
- Aumentar a satisfação dos clientes;
- Melhorar a integração entre as diversas áreas da empresa;
- Ganhar qualidade no produto/serviço;
- Maior assertividade na tomada de decisões;
- Melhor priorização das atividades;
- Maior flexibilidade no direcionamento de demandas entre as áreas da empresa;
- Monitoramento mais efetivo dos indicadores de performance.
Investir na gestão de atendimento e relacionamento tem como principal objetivo a satisfação do cliente. Afinal, organização, agilidade e eficiência do serviço são o termômetro imediato do seu público
Passo 6: Gestão de Resultados (Gerenciais, Contábeis e Fiscais)
Manter uma empresa ativa, sem débitos e com a lucratividade em alta é um grande desafio para os gestores. Diante de um mercado tão concorrido é preciso agir com cautela e inteligência.
Dessa forma, os relatórios gerenciais sempre são um instrumento importante para tomadas de decisões rápidas e eficientes nas Locadoras. Por serem tão importantes para o rumo de uma empresa, devem ser elaborados com objetividade e contar com informações atualizadas, relevantes e muito confiáveis.
Em outras palavras podemos dizer, que os relatórios gerenciais são o norte para uma estratégia capaz de levar a empresa ao sucesso ou ao fracasso.
Os relatórios gerenciais devem apresentar tanto a análise de dados passados e atuais como projeções e tendências para o futuro da empresa.
E por isso mesmo, para realizar relatórios gerenciais eficientes, é fundamental criar uma metodologia, indicando as informações que devem estar presentes e o objetivo a ser alcançado. Criar um padrão facilita a análise de desempenho da empresa, uma vez que será possível comparar documentos anteriores com o presente.
Conheça o LOC1 e veja como este sistema vai ajudar a transformar sua locadora: