Independentemente de trabalhar com equipamentos eletrônicos, máquinas para construção civil ou mesmo produtos no ramo hospitalar, o gerenciamento em locadoras pode ser uma responsabilidade complexa e difícil se não for bem planejado, gerando resultados medianos e poucos benefícios para os responsáveis.
Para que as atividades de gerenciamento sejam bem definidas e aproveitadas, é possível traçar um plano de ação logo no começo ou avaliar os trabalhos atuais e promover mudanças, qualificando as etapas e o resultado final.
Quer saber mais sobre como otimizar processos e cumprir uma boa gestão na locadora? Confira 4 passos que podem ser aplicados na sua empresa e comece já!
1 - Mapeie etapas e processos
Antes de pensar em novas metodologias, atividades ou mesmo produtos e serviços, o responsável pelo gerenciamento em locadora precisa entender quais são os momentos que fazem parte da operação, diferenciando entre tipos de atividades e nível de relevância de cada uma delas. Para isso, o ponto de partida é mapear todos os processos presentes na locadora, considerando exemplos como:
- Ações de divulgação e prospecção;
- Recebimento de pedidos e novas solicitações;
- Etapas de planejamento para cada pedido;
- Contato entre equipes e passo a passo de cada atividade;
- Contato com fornecedores quando necessário;
- Atendimentos de assistência técnica;
- Gestão de entrega, manutenção, devolução etc.
Esses e outros exemplos devem ser detalhados no mapeamento e, claro, adaptados de acordo com a realidade da empresa. É nesse momento que mesmo ações secundárias devem ser descritas, afinal, com atividades em cadeia, o recomendável é considerar todas as ações presentes.
2 - Analise quais pontos priorizar
Ao mapear os processos, o próximo momento para o gerenciamento em locadora é analisar como as atividades estão sendo desenvolvidas.
Nessa etapa é bom investir em pesquisas para entender como cada colaborador desempenha sua função, como as equipes trabalham entre si, quais equipamentos são mais requisitados, que tipo e qual a frequência das manutenções comuns, se há grande rotatividade ou foco em um único produto e uma série de outras questões que o gestão considera relevantes.
Essa pesquisa ajuda a transformar os famosos “achismos” em dados concretos e reais, que podem servir de base de comparação e, assim, destacar quais áreas ou processos geram mais custo para a empresa, qual equipe possui menor rendimento ou mesmo qual serviço ou produto não deveria ser foco da locadora.
3 - Teste novas propostas
Depois da etapa de avaliação, é possível pensar em mudanças para ações com baixo retorno, qualificação de profissionais e equipes, alteração na ordem de processos e uma série de reestruturações que podem ser feitas para melhorar os trabalhos na locadora.
Para isso, é preciso localizar os pontos mais graves do processo de locação e definir, em ordem de prioridade, qual deve ser repensado.
Não adianta, por exemplo, direcionar todos os profissionais para treinamentos enquanto muda etapas de entrega ou implementa novas tecnologias no dia a dia, as ações podem ser conflitantes quando feitas ao mesmo tempo e, ainda, a atenção não será bem direcionada, muitas vezes exigindo retrabalho.
4 - Acompanhe os resultados
Por fim, é importantíssimo avaliar se cada mudança está gerando melhores resultados se comparados com os padrões anteriores.
Ao acompanhar números, feedbacks de clientes e entender as alterações nas relações entre equipes e colaboradores, é possível comprovar as mudanças efetivas. E, caso o resultado não esteja melhorando, não há problemas em reestruturar a proposta aplicada e testar outra ação, o importante é ter controle sob esses resultados e entender sua efetividade.
Para isso, muitos softwares de gestão ajudam na mensuração, apresentando o funcionamento de cada etapa, os rendimentos das atividades, o tempo médio para completar uma ação em si e mesmo os números do mês inteiro. Que podem ser usados para comparar diferenças entre os dados de períodos anteriores, expectativa para o momento atual e realidade.
O LOC1 é um exemplo de solução completa e automatizada que pode ajudar no gerenciamento em locadora, focando no ganho de produtividade, na inserção da tecnologia nos modelos de gerenciamento ou mesmo nas entregas finais para o cliente, qualificando os trabalhos.
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