Contratos, ah os contratos. Quanta dores de cabeças os empresários já tiveram quando esse é o assunto, não é mesmo? Se você está lendo este conteúdo, provavelmente já teve esse problema também, ou está pensando em evitá-lo.
Independente do motivo pelo qual você clicou neste artigo, a nossa ideia é te ajudar! Portanto, vamos apresentar dicas essenciais para que você consiga fazer uma gestão de contratos eficientes.
Gostou da ideia? Então, leia o artigo até o final.
Fique atento com o que está escrito no contrato
Quer evitar dores de cabeça? Fique de olho em todos os detalhes da redação do contrato. Qualquer palavra mal colocada, ou até mesmo uma vírgula pode prejudicar muito a sua locadora.
Muitos empresários pensam apenas em lucro, no sucesso financeiro da locadora, e acabam esquecendo de se fazer a seguinte pergunta: será que a empresa é capaz de suprir tal demanda?
Depois do contrato assinado, por exemplo, não adianta se questionar sobre isso, mas antes de assinar é super válido sim, pois qualquer quebra de contrato pode causar muitas dores de cabeça para você.
Além de se atentar sobre isso, é importante também que você deixe bem claro as multas e penalidades referentes a quebras dos termos do contrato para ambas as partes, e não apenas para o cliente. Sendo assim, o contrato, além de ser uma garantia para o cliente, é para a sua locadora também.
Faça uma organização eficiente dos contratos
Hoje, onde você guarda os contratos que já foram assinados? Você mantém uma organização nesse sentido? Então, muitos empresários vão responder da seguinte forma:
“Sim, na minha empresa existe um espaço reservado apenas para os contratos”.
Ok! Mas, se o pior acontece? Não gostamos de pensar, mas se alguém pega o contrato sem autorização? Ou pior, sua empresa sofre com um incêndio? Todos os contratos são perdidos, ou seja, a sua garantia também.
Então, a dica é: pense em outras formas de armazenar e organizar os contratos.
Com o avanço da tecnologia, é possível escanear e salvar todos os contratos assinados em uma nuvem, que facilita muito essa organização, pois na nuvem as chances de você perder esses contratos é mínima — quase zero.
Antecipe renovações
Quando você consegue organizar os contratos de forma eficiente, fica bem mais fácil até mesmo de monitorar as renovações. Vamos supor que um contrato finaliza nos próximos dias. Se você não tiver essa informação, não vai conseguir antecipar a sua renovação.
Agora, se você tiver o conhecimento de que esse contrato está chegando ao fim, poderá agir prontamente para antecipar essa renovação, agindo de forma eficiente e trazendo benefícios para o fluxo de caixa da sua locadora.
Portanto, sempre que possível, antecipe as renovações. Converse com os clientes e procure entender tudo que foi feito, quais os pontos positivos e negativos para otimizar e entregar um serviço cada vez mais eficiente para o cliente.
Utilize softwares para monitoria
Vamos ser sinceros, fazer uma boa gestão de contratos sem nenhum software especializado no assunto é uma tarefa quase que impossível. Contratos são complexos, e qualquer erro pode custar muito para a empresa. É aquele ponto que não podemos errar e precisamos da maior eficiência possível para organizar e gerenciar.
Contratando um software especializado em gestão de contratos para a sua locadora, fica muito mais fácil de organizar, gerenciar e antecipar as renovações, pois todas as informações estarão na sua mão, quando você quiser.
Além de eficiência, outro benefício ao contratar um software para gestão de contratos é a otimização de tempo. Sendo assim, você vai poder relocar os colaboradores para outras ações mais importantes e que vão trazer resultados para o seu negócio.
Que tal? Gostou da ideia? Nós podemos te ajudar. Somos a LOC1, entregamos ao mercado um ERP para locadoras que buscam a gestão de todos os processos que envolvem o negócio. Entre em contato com os nossos consultores e entenda melhor como podemos te ajudar.
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