Como melhorar a gestão de locadoras. 5 pilares que você deve priorizar

Na nossa experiência, existem 5 pilares que precisam de atenção especial para melhorar a gestão de locadoras para evitar problemas de produtividade e lucratividade. São eles:

1. Controle de Disponibilidade (vendas)
2. Gestão de Contratos
3. Automação de Faturamento
4. Manutenção de Ativos
5. Gestão de Serviços em Campo

Controle de Disponibilidade (vendas) para melhorar a gestão de locadoras

O Controle de Disponibilidade é fundamental nas empresas locadoras de máquinas e equipamentos e eletrônicos. Afinal, a equipe precisa saber exatamente quais os itens disponíveis, quais estão locados, em que datas estarão disponíveis, quais estão reservados, entre outras variáveis para não perder vendas.

Este processo é a chave para a estratégia de controle quantitativo de receita e consequentemente faturamento. 

Gestão de Contratos (regras de faturamento)

Gestão de Contratos é tanto uma necessidade quanto habilidade cada vez mais requerida para os mais diversos segmentos de serviços do mercado e existem uma infinidade de tipos e modelos de contratos com vários aspectos importantes para a atenção e atuação das empresas. Contudo podemos relacionar e destacar alguns pontos a serem observados por toda empresa, são eles:

• Regras específicas de faturamento por contrato.
• Gestão de Data início e final do contrato e dos itens.
• Cadastro detalhado das partes Contratante e Contratado.
• Cadastro detalhado do item/serviço contratado.
• Cadastro de parcelas de faturamento de um contrato.
• Cobrança mensal de item e/ou serviço.
• Geração de nota de entrega (Simples Remessa).
• Cobrança Global e Inserção de uma ou mais franquias por item.
• Cálculo proporcional na entrada e saída do item.
• Meses faturáveis e não faturáveis.
• Cobrança de excedente de franquia em fatura separada.
• Prorrogação e Renovação de Contrato.
• Gestão de manutenção e suporte por contrato.
• Gestão de documentos anexos.

Quanto maior o número de contratos, mais complexa essa gestão. Quanto mais eficaz é a gestão de contratos, menor o risco de prejuízos de ordem financeira e de operação.

Leia também: >> Locadora: como fazer uma boa gestão de contratos?

Automação de Faturamento

Manter as contas sempre perfeitas não é uma tarefa fácil, já que a rotina das empresas é sempre agitada. Além disso, fatores externos como o aumento da concorrência e a crescente exigência dos consumidores também são desafios constantes.

Pensando na automação do faturamento, o Loc1 possibilita a captação de dados para o faturamento através de leitura de consumo via importação de dados e gerando assim os pedidos de venda\ordens de serviço.

Viabilizando assim a emissão de faturas e notas fiscais, o que garante eficiência no processo de faturamento da empresa. Para tornar esse processo mais coeso e eficiente, Loc1 conta com os seguintes recursos:

• Painel de Faturamento.
• Geração de lotes de faturamento (pedidos) com base nas regras dos contratos e nos apontamentos.
• Análise de Lucratividade por Item, Contrato, Cliente e Segmento.
• Leitura de itens por importação de planilha (Billing).
• Leitura de itens por importação de e-mails.
• Leitura de itens via integração por webservice.
• Layout de fatura personalizado.
• Apontamento de consumo/utilização dos equipamentos – bilhetagem por equipamento e período.
• Faturamento por unidade centralizadora / unidades definidas por equipamento.

Manutenção de Ativos

O pilar número 4 é a Manutenção de Ativos que protege os investimentos da Locadora, de forma preventiva e corretiva, racionalizando sempre as compras.

Imagina qual seria a receita não operacional e respectivo valor agregado, no adequado controle e manutenção do ativo (veículos, máquinas e equipamentos) da uma empresa locadora? 

Muita das vezes não conseguimos dimensionar o quanto “perdemos” de recursos financeiros a partir de demandas de manutenções sem o adequado planejamento dos ativos da empresa.

O gestor precisa viabilizar a administração e gestão adequada e completa dos ativos de uma empresa. A qual perpassa pela gestão de materiais, consistindo o controle das reais demandas de manutenção preventiva e corretiva. Organizando e listando todos os insumos necessários para a sua execução da manutenção. E gerando ações logísticas de compras para itens que serão necessários para essa atividade, avaliando estoque e disponibilidade de mão de obra (quando utilizamos estruturas de ordens de trabalho). 

Em outras palavras podemos afirmar que um planejamento de manutenções organizadas preventivamente, estabelecendo cronogramas, também ajuda a aumentar a disponibilidade dos ativos e equipamentos da empresa, eliminando falhas que poderiam virar um grande defeito aumentando, assim, ainda mais o tempo de ociosidade que o equipamento necessitaria para os reparos.

Gestão de Serviços em Campo

O pilar número 5 é a Gestão de Serviços em Campo integrado ao backoffice da Locadora.

A correta gestão de chamados (atendimento técnico) economiza tempo e permite a integração entre as áreas de uma empresa, o que gera uma comunicação eficaz. Isso faz com que uma série de questões sejam trabalhadas ao mesmo tempo dentro de uma empresa. A gestão de chamados permite:

• Melhor aproveitamento do tempo.
• Ganhar velocidade na resolução de problemas.
• Melhor e maior qualidade no atendimento aos clientes.
• Aumentar a satisfação dos clientes.
• Melhorar a integração entre as diversas áreas da empresa.
• Ganhar qualidade no produto/serviço.
• Maior assertividade na tomada de decisões.
• Melhor priorização das atividades.
• Maior flexibilidade no direcionamento de demandas entre as áreas da empresa.
• Monitoramento mais efetivo dos indicadores de performance.

Investir na gestão de atendimento e relacionamento tem como principal objetivo a satisfação do cliente. Afinal, organização, agilidade e eficiência do serviço são o termômetro imediato do seu público.

>> Leia também: Como lidar com as reclamações dos clientes em uma Locadora?

Esses são os 5 pilares que acreditamos serem prioritários para melhorar a gestão de locadoras. Quer ver como um sistema de gestão de locadora especializado pode te ajudar com isso de forma personalizada?

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