Se o estoque de equipamentos da sua locadora abriga mais de 50 itens, fazer auditoria regularmente não é algo que se possa ignorar.
Auditorias periódicas abrem caminho para o fluxo de trabalho da sala de equipamentos perfeitos: você tem tudo em mãos, sabe como localizar rapidamente se um cliente precisar, tem certeza que está tudo em ótimo estado, entre outras facilidades.
Neste artigo, confira algumas dicas básicas para uma auditoria rápida e eficiente!
Por que fazer auditoria de equipamentos é importante
Os principais ativos de uma empresa de locação de equipamentos são justamente os equipamentos. Eles precisam estar sempre em boas condições, com manutenções em dia e também ser de fácil localização.
Conforme o estoque de equipamentos vai aumentando, esse controle precisa ficar ainda mais rígido, uma vez que é fácil perder o controle de tantos itens. Logo, fazer auditorias regularmente é muito importante.
Além disso, também é preciso acompanhar o ciclo de vida de um equipamento e saber o momento, por exemplo, de vendê-lo ou descartá-lo. Afinal, a qualidade do serviço fornecido deve estar sempre em alta.
Em suma, os objetivos de uma boa rotina de auditoria de equipamentos podem ser resumidos assim:
- avaliar a eficácia dos controles para monitorar e registrar ativos tangíveis;
- certificar-se de que o inventário de bens de capital em mãos esteja completo;
- garantir que os controles estejam em vigor para proteger os ativos contra roubo ou uso não autorizado;
- garantir que procedimentos eficazes sejam usados para determinar o valor dos ativos, incluindo melhorias, amortização e vida útil estimada dos bens;
- realizar tratamento adequado das transações do ponto de vista contábil;
- manter relatórios adequados de inventário;
- e muito mais!
Existem 4 tipos básicos de auditoria de equipamentos
Sua abordagem de auditoria de equipamentos depende de como sua locadora está configurada. Normalmente, estes quatro tipos são os mais comuns!
1. Auditoria com base na localização
Faça um balanço de tudo o que você tem em estoque. Isso pode ficar muito intenso, especialmente se você estiver auditando com frequência, trabalhando com números de série e planilhas e/ou tiver muitos equipamentos variados.
Logo, é fundamental que os estoques estejam registrados em um bom sistema, para agilizar a conferência e ter controle do que está com clientes, o que foi enviado para manutenção etc.
2. Auditoria baseada em categoria
Em vez de tentar reunir tudo no mesmo local, analise sua auditoria por categorias de itens que ficam juntos em prateleiras: monitores, lentes, baterias, etc. Percorra cada categoria continuamente.
Isso vai compartimentalizar as conferências e facilitar a percepção de faltas e quebras.
3. Auditoria baseada em kit
Se você organizar sua sala de equipamentos em grupos de itens usados juntos (câmera, lentes, monitor, bateria, cabo A, cabo B, etc.), gire em cada kit regularmente.
E mais, você pode fazer com que os próprios funcionários, que manipulam os kits, realizem essas mini auditorias.
4. Auditoria baseada em checkout
Falando da análise de quantidades e também do estado dos equipamentos, é interessante registrar todos os detalhes no momento da entrega ao cliente. Quando o item voltar para o estoque, todos os pontos registrados no sistema devem ser observados por quem o receber.
Dessa forma, evita-se surpresas desagradáveis, por exemplo, de equipamentos que vieram com problemas e já é tarde demais para cobrar reparação do cliente.
Use a tecnologia para fazer auditoria de equipamentos e controlar os ativos
Por fim, é muito importante que sua locadora conte com um bom sistema de gestão de locadoras de máquinas e equipamentos. Essa solução, desenhada sob medida para este tipo de negócio, centraliza todos os registros de ativos e também compreende outras áreas da gestão organizacional.
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