A gestão de contratos adequada é essencial para qualquer negócio. Independentemente do setor, uma grande parte das transações está vinculada a um contrato, que fornece detalhes importantes, como os padrões de entregas, como a organização é paga e quais são as etapas em caso de quebra do acordo.
É por isso que a gestão de contratos determina a sustentabilidade das organizações. Mais do que uma mera formalidade, ela tem um efeito direto nas operações e impacta os resultados em médio e longo prazo.
Levando isso em conta, neste artigo, revisaremos as seis falhas mais comuns na gestão de contratos.
Acompanhe!
Principais problemas da gestão de contratos
1. Incapacidade de gerar relatórios sobre contratos
“Fora da vista, fora da mente”, diz um ditado popular. Nos negócios, isso é particularmente verdadeiro porque você não pode controlar o que não pode ver.
Quando uma organização gerencia contratos de maneira manual ou em planilhas de Excel, pode levar várias horas ou até dias para um gerente encontrar os termos exatos usados em um contrato específico.
Esse gargalo não é apenas uma perda de tempo valioso, mas também cria custos e riscos adicionais indesejados. Por exemplo, se você não conseguir filtrar os contratos por data de vencimento, não poderá priorizar efetivamente aqueles que serão renovados em breve.
Da mesma forma, um contrato renovado automaticamente é uma oportunidade perdida porque pode forçar você ou seus clientes a um acordo que não é mais favorável.
Se você não consegue extrair dados e gerar relatórios sobre seus contratos, está tomando decisões com base em informações parciais.
2. Atrasos na execução de contratos
Ao redigir contratos no Word, enviar e receber cláusulas por e-mail, fazer aprovações por telefone e não capturar todas essas etapas em um sistema centralizado, você está perdendo tempo. A falta de automação em seus processos de gestão de contratos leva ao aumento de erros, ineficiências e riscos.
Ao forçar a equipe a transferir manualmente os dados de um software como o Word para outro como o Excel, os contratos padrão que deveriam levar apenas um ou dois dias se tornam projetos que levam uma semana ou mais. Outras consequências negativas dos processos manuais são erro humano, falta de visibilidade da versão mais recente, gerenciamento de risco mínimo e desempenho de contrato desconhecido.
3. Alto custo de execução de contratos
Não há dúvida de que enviar versões de contrato por correio para aprovação ou assinatura do cliente é ineficaz. O que também é ineficaz é enviar por e-mail, imprimir, assinar, digitalizar e, em seguida, enviar por e-mail os contratos assinados.
O tempo gasto em todas essas etapas é um fardo desnecessário para qualquer organização.
De acordo com o Aberdeen Group, 57% das empresas geram mais de 100 contratos por mês e 7,5% dessas empresas têm mais de 10.000 contratos de vendas ativos durante o mesmo período. Se você começar a calcular os números do custo de postagem e da tinta da impressora, não poderá dormir novamente.
4. Demasiados repositórios de contratos
Embora seja compreensível que diferentes departamentos trabalhem de maneiras diferentes, não é aceitável que cada departamento da sua organização tenha seu próprio repositório separado dos modelos de contrato mais recentes.
Um sistema tão redundante leva a uma menor conformidade das versões mais recentes dos contratos, o que expõe o negócio a riscos.
Ao centralizar seu repositório de contratos, você pode garantir que todos estejam criando contratos a partir de uma biblioteca de cláusulas e modelos aprovados. As organizações com uma biblioteca central de modelos e cláusulas de contrato têm processos mais eficientes, minimizam o desvio da linguagem aprovada e estão mais bem preparadas para lidar com um grande volume de solicitações de contrato.
5. Falta de conhecimento dos dados críticos
Ser capaz de pesquisar todos os seus contratos por uma palavra-chave é um divisor de águas. No entanto, isso é impossível com processos manuais ou sistemas que digitalizam contratos sem qualquer reconhecimento de caracteres.
A visibilidade dos contratos é importante, mas, ainda mais importante, é a capacidade de rastrear alterações que estejam fora dos intervalos pré-aprovados. Ter a percepção dessas mudanças é fundamental para o gerenciamento de risco adequado.
Um sistema de gestão de contratos vai ajudar significativamente nisso.
6. Ciclo de vida do contrato indefinido
Por fim, a maior e mais comum falha é a falta de um ciclo de vida de contrato estruturado. A gestão de contratos é um campo complexo e demorado, que se complica ainda mais por atividades desconexas.
Existem várias partes interessadas, muitas obrigações e variáveis em constante mudança, por isso o processo precisa ser consistente.
Ao avaliar as opções de um sistema de gestão de contratos, certifique-se de selecionar um que permita criar fluxos de trabalho personalizados e visuais e personalizar as etapas para acompanhar a conformidade com suas regras e requisitos de negócios exclusivos.
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