O gerenciamento de reservas é um tema importante para o mercado de locação de máquinas e equipamentos. Isso porque ele vem sendo impulsionado pelo aumento da demanda por serviços de eventos, infraestrutura e construção — neste último caso, deve movimentar 164 bilhões de dólares globalmente até 2029.
Como as locadoras desse tipo de ativo fornecem as ferramentas necessárias para o sucesso de empresas e projetos de todos os tamanhos, devem ter um cuidado especial na forma como administram reservas.
Felizmente, existem soluções administrativas e tecnológicas que podem ajudar a simplificar esse processo e otimizar as operações. E é sobre isso que vamos te ajudar a refletir ao longo deste artigo.
Acompanhe!
Os desafios do gerenciamento de reservas aumenta conforme a locadora de máquinas e equipamentos ganha mercado
Conforme ganham mercado, as locadoras de máquinas e equipamentos precisam lidar com um grande número de reservas diárias. Logo, fazer o gerenciamento adequado requer uma estrutura administrativa sólida e uma equipe bem treinada.
Sobreposição de reservas
Um dos desafios mais comuns é a sobreposição de reservas, onde um mesmo item é reservado por clientes diferentes para o mesmo período de tempo.
Isso pode levar a conflitos e atrasos na entrega dos ativos, resultando em insatisfação dos clientes. Consequentemente, minando a confiabilidade da locadora e — também como consequência — dificultando a sustentabilidade do negócio.
Falta de controle e visibilidade dos ativos
Invariavelmente, as sobreposições de reservas são consequências do descontrole advindo da invisibilidade dos ativos.
Acontece muito nas locadoras cujas atividades ainda são demasiadamente manuais. Nelas, falta um sistema adequado para rastrear e monitorar a localização e o estado dos ativos.
Dificuldade de lidar com cancelamentos de reservas
Outro desafio que impacta negativamente o gerenciamento de reservas é o descontrole dos cancelamentos. Um problema que pode começar na maneira como foi negociado o contrato com o cliente e vai até a não entrega de qualidade esperada por ele.
Este problema também é um sintoma de desorganização, uma vez que tanto na questão contratual quanto na qualidade, é preciso garantir alto compliance. Em outras palavras, regras claras precisam ser estabelecidas para o locatário e para o time da locadora.
→ Leia também: Contrato locação de equipamentos: como ele ajuda a ganhar mercado.
Conflitos na alocação de ativos em períodos de alta demanda
Por fim, a não previsibilidade de demanda pode colocar o gerenciamento de reservas em apuros. Nisto há um dilema em pauta: a perda de oportunidades de negócios e a abertura para que a concorrência avance.
Neste caso as causas podem girar em torno da falta de controle do histórico e de mapeamento de sazonalidades.
→ Leia também: O desafio dos períodos sazonais para locadoras de veículos e máquinas.
O gerenciamento de reservas orientado por dados como solução e impulso para a competitividade
Uma solução eficiente para esse problema é implementar um sistema de reserva centralizado, onde todas as informações de disponibilidade e alocações são armazenadas e atualizadas em tempo real.
Isso permite que a equipe tenha uma visão geral das reservas existentes, mantenha históricos e evite conflitos.
Logicamente, é aconselhável que esse gerenciamento de reservas orientado por dados esteja em linha com os demais controles — administrativos, fiscais, tributários, e assim por diante. Do contrário, ele se torna um trabalho feito em silo — desconectado das outras atividades de gestão.
Benefícios de gerenciar reservas com tecnologia
Para além das questões administrativas, a tecnologia desempenha um papel fundamental na melhoria do gerenciamento de reservas em locadoras de máquinas e equipamentos.
Automatização e aproveitamento dos recursos digitais
A implementação de um software especializado pode simplificar o processo de reserva. Permitindo, por exemplo, que se crie meios para os clientes fazerem reservas online de forma rápida e fácil.
Essa iniciativa reduz a carga de trabalho administrativa, liberando tempo para a equipe se concentrar em outras tarefas importantes.
Rastreio efetivo dos ativos
Além disso, um bom sistema proporciona monitoramento e rastreamento das máquinas e equipamentos. Pode, por exemplo, fornecer informações em tempo real sobre a localização e o status dos ativos, permitindo visão abrangente do parque. Como sabemos, isso é essencial para a precisão de inventários.
Dessa forma, é possível evitar alocar equipamentos que estejam em manutenção ou que não estejam prontos para uso, garantindo que as reservas sejam atendidas com eficiência.
Melhoria na experiência do cliente
Outra conveniência proporcionada pela tecnologia aplicada ao gerenciamento de reservas é a melhora da experiência do cliente. Isso porque ela contribui para evitar erros e agilizar o processo de reserva, economizando tempo e esforço para ambas as partes.
No fim do dia, tudo o que apontamos até aqui como benefício se transforma em competitividade. O que é tudo que as locadoras de máquinas e equipamentos precisam para se manterem sustentáveis neste mercado promissor e altamente concorrido.
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Entenda no vídeo a seguir:
Em resumo
O mercado de locação de máquinas e equipamentos está em crescimento, mas enfrenta desafios; sendo o gerenciamento de reservas um ponto que merece atenção!
A implementação de soluções tecnológicas é fundamental nessa parte da operação. Isso porque ela não só melhora os controles administrativos como também permite inovações como as reservas online, que levam a experiência do cliente a um novo patamar.
É importante ressaltar também que o gerenciamento de reservas em locadoras de máquinas e equipamentos não se resume apenas às soluções administrativas e tecnológicas. Também é necessário adotar boas práticas de manutenção dos equipamentos, realizar inspeções regulares e investir na capacitação da equipe (técnica e de atenção ao cliente) para garantir que os ativos estejam sempre em bom estado e disponíveis para locação.
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